Konsep pengambilan keputusan informasi

25 10 2010

KONSEP PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERBASIS SISTEM INFORMASI

  1. A. Informasi dan Kegiatan Manajemen

Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama untuk  kondisi yang tidak terstruktur ataupun sistem pendukung untuk tingkatan tertentu saja.

Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan system pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.

  1. Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen tingkat atas. Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama ditingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis tersebut lebih bersifat kebijakan dengan dampak luas dan/atau padasituasi yang tidak terstruktur

Contoh:

Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah mendorong upaya  beberapa  pihak  yang tidak  bertanggung jawab untuk  melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur  yang bertanggungjawab untuk  memerintahkan  Pertamina yang mengelola BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan.

  1. Kebutuhan untuk  menciptakan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang memiliki arti (makna). Manajemen di sini di dorong untuk bagaiman mengembangkan pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih baik lagi.

Selain dua alasan yang dikemukakan di atas, masih ada beberapa alasan lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi system informasi manajemen yang ada, yaitu:

1)      untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia  adalah  karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan,

2)      untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat atas,

3)      untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan penyimpanan data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam pengambilan keputusan, dan

4)      untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif bagi penggunanya.

  1. B. Sistem pendukung Sistem Informasi Manajemen

Banyak sistem pendukung  yang tersedia dan mampu melengkapi system informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan dibahas di sini,di antaranya adalah:

  1. 1. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)
  2. 2. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-Support Systems (GDSS)
  3. 3. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-Support Systems (ESS)
  4. 4. Sistem Pakar/Expert System

Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung ini dapat dengan otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu.

Contoh:Penentuan sistem distribusi BBM agar kelangkaan dipasar dapat segera diatasi, penetapan harga eceran tertinggi untuk tetap menjaga pasar  mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat dibutuhkan, menjaga persediaan pada jumlah yang paling optimal dan memaksimalkan permintaan pengguna dan menjaga tingkat kelancaran distribusinya.

1.Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan – Decision Support Systems(DSS)

Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS) adalah system berbasis computer  yang interaktif,  yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur.

Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna kedalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur.

DSS menggabungkan sumber daya intelektual seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai tambahan bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, namun tidak untuk menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya.

DSS juga memungkinkan para manajer untuk  melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut  model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagaicontoh: Para calon Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka suatuPilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan ditingkat Puskemas, maka dampak keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat secara signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka.

Model tersebut tidak dapat menentukan apakah janji kampanye tersebut merupakan suatu keputusan terbaik, mereka hanya dapat menentukan apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat.DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajement terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk membantu manajemen memonitor dan mengendalikan kegiatan.

Kadangkala laporan sistem informasi manajemen ini merupakan laporan eksepsi (exception reports), yaitu hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus. Sistem informasi manajemen yang tradisional umumnya menyajikan pelaporan yang tercetak (hard copy reports). Dewasa ini, pelaporan yang semacam itu dapat diperoleh secara on-line melalui intranet dan mungkin lebih banyak lagi laporan yang dapat dihasilkan berdasarkan kebutuhan.

Jika SIM menyajikan kepada penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang sudah pasti dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan seperangkat kemampuan untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur,di mana DSS lebih menekankan pada pengambilan keputusan atas situasi yang dengan cepat mengalami perubahan, kondisi yang memerlukan fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk respon yang segera.

Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan  Data-drivenDSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendirit erpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang membuat model ini mudah untuk digunakan.

Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan diperusahaan pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems. DSS ini mempunyai kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk masalah keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan aspek keuangan meliputi biaya untuk pelayaran (bahan bakar, upah pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif angkut untuk berbagai tipe pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan. Rincian teknis meliputi faktorf-actor yang berhubungan dengan masalah pelayaran, seperti: kapasitas kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan bakar dan kebutuhan air, serta pola bongkar muat.

Sistem ini dapat menjawab berbagai pertanyaan,seperti: Kapal mana yang digunakan untuk memberikan keuntungan yang maksimum? Berapa kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan keuntungan? Apa tipe dari bongkar muat yang optimal? DSS ini dapat dioperasikan dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan system  menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data atau mendapatkan informasi

Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi.

DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari system informasi organisasi yang ada. Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat didalam sistem pendukung ini, yaitu:

  • DSS database:

Kumpulan data berjalan atau historis dari sejumlah aplikasi.Komponen ini digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data.Database ini dapat berupa PC database atau massive database.

• DSS software system:

Kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis data, seperti: On-Line Analytical Processing (OLAP) tools, dataminingtools, atau kumpulan dari model-model matematika dan analisa yangmudah untuk diakses oleh para pengguna DSS. Model ini dapat berupa model fisik (model rancangan ruang kerja, taman, dan model pesawatterbang), model perhitungan matematika (seperti: persamaan,alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal (seperti:deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu  perintah kerja/order).

Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.

Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa model statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara lain: means,medians, deviations, dan scatter plots. Perangkat lunak ini memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes dengan cara menganalisis sekumpulan data.

DSS banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak cara yang digunakan untuk menerapkan DSS untuk membantu mempertajam proses pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat pada DSS sangat membantu organisasi-organisasi yang menggunakannya untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses kegiatan baik internal maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat.

Berikut beberapa contoh organisasi atau perusahaan yang memanfaatkanDSS dalam aktivitas operasi atau usaha yang dilaksanakan:

Jenis Industri Tujuan Penerapan DSS
Industri Asuransi Menentukan pola penutupan asuransi dan deteksi kemungkinan kecurangan (fraud).
Industri Perbankan Memperbarui profil atau data nasabah.
Perusahaan Manufaktur Menentukan kebutuhan persediaan bahan baku yang paling optimal dan efisien.

Pertumbuhan volume kegiatan/transaksi secara elektronis yang meningkat tajam telah mendorong banyak organisasi untuk mengembangkan DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat mengambil manfaat dari sumber-sumber informasi yang tersedia di internet dan kapabilitas dari website yang memungkinkan komunikasi untuk berbagaiaktivitas.

Beberapa DSS memang difasilitasikan untuk membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu untuk menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat mereka menyeleksi jasa dan produk.

Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau jasa menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau on-linecatalogs, web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam rangka membantunya dalam proses pengambilan keputusan.

Web-base dDSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan tersebut. Dari uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:

  1. Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
  2. Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatanmanajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkatmanajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.
  3. DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan prosespengambilan keputusan yang harus dilakukan.
  4. DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapatmenambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menatakembali elemen-elemen dasar.
  5. Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yangbesar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untukdigunakan.
  6. DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusandengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.
  7. Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruhlangkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
  8. Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yangsederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebihbesar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sisteminformasi.
  9. DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasipengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan olehpengguna.

10. Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutamadalam situasi semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.

11. Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatanmanajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkatmanajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.

12. DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan prosespengambilan keputusan yang harus dilakukan.

13. DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapatmenambah, menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menatakembali elemen-elemen dasar.

14. Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yangbesar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untukdigunakan.

15. DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusandengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.

16. Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.

17. Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yangsederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih besar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sisteminformasi.

18. DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasipengambilan keputusan yang mudah untuk dioperasikan olehpengguna.

2.Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan – Group Decision Support Systems (GDSS)

GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang interaktif untuk memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur. GDSS dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang(kelompok orang).

Permasalahan yang perlu digaris bawahi untukpengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada. GDSS memberikan dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok.

Beberapa manfaat yang dapat di peroleh dengan penggunaan GDSS ini, antara lain adalah:

1)    Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi ataupertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.

2)    Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latarbelakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.

3)     Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpamembuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut danterancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebihtinggi mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.

4)    Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan pesertarapat, pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnyatanpa takut untuk dikritik.

5)    Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akandievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yangmemberikan ide tersebut.

6)    Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskanpada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang palingefisien untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesibrainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yangpaling sesuai.

7)    Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari carauntuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.

8)    Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruhpeserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisiryang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari projek atauaktivitas yang dievaluasi.

9)    Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkanketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikandengan tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terusdilanjutkan dan produktif.

10)   Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari meeting.Permasalahan yang mungkin timbul dalam GDSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini.

Dalam pemanfaatan GDSS ini, maka beberapa alat dalam perangkat lunak yang dibutuhkan di sini, antara lain adalah:

a)      Kuesioner Elektronik; alat ini membantu untuk membuat perencanaanawal dengan mengidentifikasi permasalahan yang menjadi perhatian dan membantu memastikan bahwa informasi yang penting tidak terlewatkan.

b)       Sarana Diskusi Elektronik; memungkinkan kelompok orang yang terlibat untuk secara bersama dan tanpa diketahui (tetap terjagakerahasiaannya) untuk mengkontribusikan ide atau pemikirannya atastopik yang dibahas dalam kelompok.

c)      Pengelola Ide; memudahkan integrasi yang diorganisir dan sintesa ideyang dihasilkan selama proses brainstorming.

d)      Alat Pembuat Kuesioner; mendukung fasilitator dan pimpinankelompok untuk pengumpulan informasi, sebelum maupun selamaproses penetapan prioritas.

e)      Alat untuk voting; memberikan kemudahan dengan menyediakanmetode atau teknik untuk penetapan prioritas atau voting.

f)         Alat identifikasi dan analisa stakeholder; menggunakan pendekatanyang terstruktur untuk mengevaluasi dampak usulan yang timbul diorganisasi dan mengidentifikasi serta menilai dampak potensial dariproyek yang diusulkan.

g)       Alat pernyataan kebijakan; menyajikan dukungan yang terstrukturuntuk pengembangan kesepakatan atas penggunaan kata-kata dalampernyataan kebijakan.

h)      Istilah-istilah group; mendokumentasikan kesepakatan kelompok ataskata-kata dan istilah-istilah yang disepakati.

Banyak keputusan besar organisasi yang dibuat oleh kelompok (group).Sayangnya, mengumpulkan suatu kelompok secara bersama-sama dalamsuatu tempat pada suatu waktu adalah pekerjaan yang sulit dan mahal. Disisi lain, rapat kelompok tradisional, seperti penyusunan pedoman ataukebijakan di instansi pemerintah pusat maupun daerah, sering sekali memakan waktu lama dan dapat menghasilkan keputusan yang kurang bermanfaat.Karena itu, banyak sistem informasi berbasis komputer yang mencoba meningkatkan kerja kelompok tersebut, seperti groupware, electronicmeeting systems, collaborative systems, dan group decision sistempendukung (GDSS).

Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yangmemfasilitasi pemecahan atas masalah tidak terstruktur oleh suatukelompok pengambil keputusan.Komponen GDSS terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, manusia,dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai guna mendukung proses untuk mencapai suatu keputusan kelompok.

Karakteristik penting dari GDSS adalah sebagai berikut:

1)      GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistemyang telah ada.

2)      Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambilkeputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harusmeningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatukelompok.

3)      GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem inimengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuankomputerisasi.

4)      GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragamtingkatan kelompok organisasi keputusan.

5)      GDSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, sepertipenghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang penggunaan teknologinya.

3.Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive Support Systems (ESS)

Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif istilah executive support system (ESS) sering dipertukarkan dengan executiveinformation system (EIS). Namun, ada juga yang membedakan keduanya.Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Sistem ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. Disisi lain, ESS adalah sistem pendukung komprehensif  yang mempunyai ke lokasi, dan faktor penghambat dapat segera diidentifikasi.

Faktor keberhasilan kritikal dapat dimonitor dengan lima tipe informasi,yaitu narasi masalah kritikal, diagram penjelas, keuangan tingkat puncak, faktor kunci, dan laporan pertanggung jawaban terinci. Dengan status akses, top eksekutif dapat memantau data atau laporan terakhirmengenai indikator kunci melalui jaringan kapan saja. Pemantauan dapatdilakukan secara harian atau setiap jam.

Kemampuan analisis kebanyakan dimiliki oleh ESS. Top eksekutif dapat menggunakan ESS untuk melakukan analisis sesuai dengan kebutuhannya.Analisis dapat dilakukan oleh top eksekutif dengan menggunakan fungsiyang sudah ada, mengintegrasikan sistem lain dengan ESS, atau analisis dengan menggunakan agen intelejen.

.Dengan pelaporan ini, top eksekutif dapat memfokuskan perhatiannyapada suatu keadaan atau kinerja yang buruk.Hal-hal kritis, dengan ESS, disajikan tidak saja dalam angka-angka, tetapi juga dengan warna. Misalnya, hijau menunjukkan kondisi baik, kuning untuk peningatan, dan merah untuk menggambarkan kondisi yang buruk. Kemampuan navigasi informasi adalah kemampuan untuk menjelajah informasi berbagai data secara mudah dan cepat. Untuk meningkatkan kemampuan ini, dapat digunakan hypermedia (yang merupakan pengembangan dari teknologi hypertext).

Sistem komunikasi sangat dibutuhkan oleh top ekskutif. Dalam ESS,sistem komunikasi dapat mengirim atau menerima e-mail, mengirim  laporan untuk mendapatkan perhatian seseorang, memanggil rapat, atau memberikan komentar ke suatu kelompok diskusi di Internet.

4.Sistem Pakar – Expert Systems (ES)

Para ahli atau pakar biasanya memiliki pengetahuan (knowledge) danpengalaman khusus untuk masalah tertentu. Mereka paham betul alternatif pemecahan, kemungkinan keberhasilannya, serta keuntungan dan kerugian yang mungkin timbul. Mereka biasanya digunakan oleh instansi untuk memberi nasehat atas masalah tertentu, seperti pada Departemen Pertahanan masalah pembelian peralatan militer yang teknologinya canggih, penyelesaian tuntutan pembubaran Bisnis TNI, perdampingan/reorganisasi departemen, dan strategi  komunikasi denganmedia massa. Makin tidak terstruktur masalahnya, makin spesialis nasehat yang dibutuhkan dari mereka.

Expert systems (ES) mencoba untuk meniru pengetahuan pakar tersebut.Sistem ini biasanya digunakan jika organisasi harus memberikan keputusan atas suatu masalah yang kompleks. Secara khusus, ES adalah paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannyadapat sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar.Ide dasar di balik ES, yang merupakan teknologi intelejensia buatanterapan, sebenarnya sederhana, yaitu memindahkan keahlian seorangatau beberapa orang pakar ke komputer.

Pengetahuan pakar ini kemudian disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan inferensi (inference) agar sampai kepada suatu simpulan khusus. Karena itu, seperti seorang

konsultan, sistem ini dapat memberikan saran kepada seseorang yang bukan pakar dan jika diperlukan juga dapat menjelaskan logika dibelakang sarannya tersebut.

ES bisa dibagi dalam dua bagian: lingkungan pengembangan (development environment) dan lingkungan konsultasi (consultation environment).Lingkungan pengembangan digunakan oleh pengembang ES untuk membangun komponen komponen ES dan menempatkan pengetahuan (knowledge) pada basis pengetahuan (knowledge base). Lingkungan konsultansi digunakan oleh non-pakar untuk memperoleh pengetahuand an nasehat para pakar yang disimpan di sistem.

Tiga komponen utama yang biasanya ada dalam ES adalah basis pengetahuan, mesin inferensi (inference engine), dan tampilan pengguna (user interface). Namun demikian, secara umum, suatu ES mengandung komponen-komponen berikut:

  1. Subsistem pemerolehan pengetahuan (knowledge acquisition subsystem). Pemerolehan pengetahuan adalah pengumpulan, pemindahan, dan pentransformasian keahlian pemecahan masalahpara pakar atau pendokumentasian sumber-sumber pengetahuan keprogram komputer yang digunakan untuk mengkonstruksikan atau  memperluas basis pengetahuan. Karena pemerolehan pengetahuandari para pakar adalah pekerjaan yang kompleks, biasanya dibutuhkanp erantara, yaitu teknisi pengetahuan (knowledge engineer).
  2. Basis pengetahuan. Basis pengetahuan mengandung pengetahuan yang diperlukan untuk memahami, memformulasikan, dan memecahkanmasalah. Basis ini terdiri dari dua elemen utama, yaitu fakta dan kelaziman (rule). Informasi dalam basis pengetahuan dimuat dalam program komputer melalui suatu proses yang disebut representasipengetahuan (knowledge representation).
  3. Mesin inferensi. Otak dari sistem pakar adalah mesin inferensi, yang juga dikenal sebagai stuktur pengendali (control structure) ataupenginterpretasi kelaziman (rule interpreter). Mesin inferensi biasanya memiliki tiga elemen utama, yaitu suatu penginterpretasi (interpreter), penjadwalan (scheduler), dan penegak konsistensi

(consistency enforcer).

  1. Pengguna.
  2. Tampilan pengguna.
  3. Papan belakang (ruang kerja). Papan belakang adalah suatu area memori kerja untuk menguraikan kondisi yang ada, yang ditentukanoleh data masukan.
  4. Subsistem penjelasan (penjustifikasi). Subsistem ini dapat menelusuri tanggung jawab atas simpulan-simpulan yang diberikan kepada sumbernya. Biasanya, secara interaktif, subsistem ini menjawab pertanyaan seperti: Kenapa suatu pertanyaan diajukan oleh ES?Bagaimana suatu simpulan dicapai? Kenapa alternatif tertentu justruditolak?
  5. Sistem pengurai pengetahuan (knowledge refining system). Sistem ini menganalisis pengetahuannya sendiri dan penggunaannya, belajar dari ini, dan meningkatkannya untuk konsultasi berikutnya.
  1. C. Tahapan proses pengambilan keputusan

Model yang bermamfaat dan terkenal yang diajukan oleh Herbert A.Simon akan digunakan sebagai dasar Perangkat lunak dukungan  keputusan yang ada dalam suatu sistem imformasi manajemen telah diuraikan tediri atas tiga tahapan dijabarkan sebagai berikut:

1)

A.penelusurann

penulusuran terdiri dari usaha penyelidikan

lingkungan yang memancing keputusan, ini

B.Desain

sama  dengan pengakuan adanya masalah.

2)      desain merupakan penemuan, pengembangan,

dan penganalisisan arah tindakan yang

C.pemilihan

mungkin.

3)      pemilihan melibatkan seleksi suatu arah

tindakan dan pelaksanaannya.

Ada kecenderunagn pada beberapa perancang sistem imformasi bahwa suatu pangkalan data akan banyak memperbaiki pembuatan keputusan. Pada hakikatnya terdapat tiga unsur penting dalam pembuatan keputusan, yakni:

1)      Data

2)      Model keputusan atau prosedur keputusan

3)      Pembuat keputusan

Perangkat lunak pendukung keputusan tidaklah semantap perangkat lunak pengolahan transaksi atau manajemen data. Meskipun demikian terdapat suatu peningkatan penggunaan perangkat lunak dukungan keputusan sebagai pelaksana sistem informasi manajemen dan organisasi.

Keputusan yang diprogramkan versus yang tidak diprogramkan

Perbedaan antara keputusan yang diprogramkan dan tidak diprogramkan adalah penting karena kebutuhan operasionalnya adalah berbeda untuk kedua jenis itu. Ciri keputusan yang diprogramkan dapat digambarkan sebagi berikut:

Yang diprogramkan Yang tidak diprogramkan
Berulang 

Dirumuskan dengan teliti aturan keputusan atau

al-goritme keputusan untuk bawahan

Kadang-kadang 

unik

analisis baru untuk tiap kejadian

suatu keputusan yang diprogramkan dirumuskan dengan teliti dan berulang hingga aturan keputusan atau algoritma keputusannya bisa didefinisikan.Pemakaian komputer untuk mengolah aturan keputusan yang diprogramkan merupakan suatu pra pemilihan seorang pembuat keputusan.

Karena pembuatan keputusan merupakan suatu proses yang mahal dalam ukuran sumber daya yang sangat langka seperti waktu dan upaya manajerial, keputusan yang diprogramkan merupakan suatu motode yang efesien untuk mendayagunakan sumber daya yang langka dan peningkatan prodiktifitas manajer. Keputusan yang tidak diprogramkan tidak banyak berulang atau keputusan itu sangat berbeda tiap pengulangan hingga model umum  tidak bisa dikembangkan sebagi dasar pembuatan programnya.

Modul dukungan keputusan harus menyediakan bantuan pada tiga jenis kegiatan:

  1. Penetapan suatu keputusan yang diprogramkan
  2. Pelaksanaan suatu keputusan yang diprogramkan
  3. Pengambilan suatu keputusan yang tidak diprogramkan

1.Perangkat Lunak Untuk Intelegensi atau Penelusuran keputusan

Tahap penelusuran proses pembuatan keputusan seringkali juga  disebut ”pengenalan masalah atau peluang”. Analisis dan pemilihan tidak bisa berlangsung kalau masalahnya belum diidentifikasi. Tahap penelusuran terdiri dari pencarian atau penyaringan lingkungan (secara intern maupun eksteren) untuk menemukan keadaan yang menunjukan adanya peluang atau masalah. Adanya peluang atau masalah mengawali analisis lanjutan dan pilihan tahapan pembuatan keputusan

Jenis peluang dan masalah

Suatu sitem informasi untuk mengidentifikasikan masalah atau peluang memerlukan unsur berikut:

  • Pangkalan data, pengolahan dan penelusuran:
    • Pengumpulan data penyimpanan
    • Pengukuran dan pengolahan data yang berkaitan dengan masalah dan peluang yang mungkin
    • Penyaringan dan algoritme penyelidikan
    • Laporan: laporan pada para pembuat keputusan

Penelusuran peluang dan masalah

Penelusuran dapat berlangsung hanya kalau kondisi masalah dan peluang dapat diidentifikasi. Biasanya identifikasi ini memerlukan:

a)   Pengukuran atau suatu veriabel

b)   Perbandingan ukuran dengan suatu satandar, rencana atau tolak ukur lainnya.

c)   Penilaian atas perbedaan positif atau negatif untuk menentukan apakah terdapat masalah atau peluang.

Penelusuran masalah dan peluang mempunyai ciri yang berbeda tergantung pada apakah penelusuran dapat terstruktur dan aplikasi penelusuran ini berlangsung terus atau secara khusus.perbedaan ini dikelompokan dalam tiga jenis penellususran sebagai berikut:

1)      Penelusuran terstruktur yang kontinu

:penelusuran atau penyelidikan bisa terjadi tiap hari, jam, detik, harian, mingguan, bulanan dan sebagainnya, tergantung pada perkirann keseringan munculnya masalah, kegawatan pada saat masalah itu terjadi, dan kecepatan perubahan dalam faktor yang terlibat.

2)      Penelusuran terstruktur yang khusus(ad hoc)

Proses hanya diterapkan kalau indikator lainnya memperlihatkan adanya kebutuhan untuk itu. penelusuran dengan SIM yang trstruktur dan  khusus (ad-hoc) melibatkan algoritma dan format laporan. Pangkalan data bisa dipelihara organisasi atau .hanya dibangun kalau dibutuhkan.

3)      Penelususran tidak terstruktur yang khusus(ad hoc)

Dukunagn SIM pada penelusuran tak terstruktur terutama terletak pada kemudahan jangkauan pada pangkalan  data. Memeperhitunngkan ciri penelusuran manusia. Manusia bisa menarik kesimpulan dengan penyelidikan data yang tidak ada algoritmanya untuk pengolahan.

Keluaran laporan dari tahapan penelusuran

Tujuan perangkat lunak penelusuran adalah untuk mengidentifikasi masalah, keluarannya dapat berupa tiga jenis:

  • Keluaran yang langsung untuk perangkat lunak tahapan desain keputusan
  • Keluaran yang menyatakan desain keputusan dan langkah pilihan keputusan yang harus diikuti
  • Keluaran yang menyatakan suatu pemecahan atau peluang yang mungkin tetapi tanpa indikator untuk tindakan mendatang

2.Perangkat Lunak Untuk Desain Keputusan

Setelah tahapan penelusuran yang menghasilkan pengenalan masalah atau peluang, langkah berikutnya dalam proses keputusan adalah desain keputusan. Proses ini melibatkan penemuan, pengembangan, dan penganalisisan arah tindakan yang terbuaka. Hal ini memerlukan proses pemahaman masalah, dorongan keputusan, dan pengujian pemecahan untuk kelayakannya.

Perangkat lunak sebagi bantuan pemahaman masalah

Langkah pertama dalam pemahaman masalah adalah mengembangkan suatu model situasi. Ruang lingkup teknik pembuatan model adalah luas. Contohnya adalah penjelasan lisan sederhana, bagan alur, pernyataaan matematik yang rumit dan profram komputer, model untuk SIM bisa berisi serangkaian model untuk penggunaan dalam situasi yang berbeda dan fungsi yang berbeda.

Dukungan perangkat lunak untuk SIM membekali para pembuat keputusan dengan kemampuan penemuan hubungan yang menunjukan model atau hipotesis baru dan kemampuan menghitung faktor, koefisien, hubungan, dan sebagainya yang memungkinkan penciptaanmodel masalah atau peluang yang lebih berguna.

Perangkat Lunak Sebagai Bantuan Penciptaan Pemecahan

Kalau proses pemahaman masalah sudah menghasilkan suatu model yang menjelaskan masalah (atau peluang) dan juga memungkinkan beberapa analisis ciri, penciptaan pemecahan atau arah tindakan yang mungkin dibantu oleh dua sisitem, yakni:

  1. Modelnya sendiri. Manipulasi model seringkali membkuka cakrawala yang menjurus pada penciptaan gagasan pemecahan
  2. Sistem pencarian kembali pangkalan data. Kemampuan pencaharian kembali menghasilkan data yang berguna dalam penciptaan gagasan pemecahan.

Dalam ancangan ini, program komputer mengarahkan pembuatan keputusan dalam suatu strategi penelusuran keputusan yang rasional. Misalnya, prosedur penelususran pemecahan bisa diawali dengan serangkaian pertanyaan yang berhubungan dengan pemecahan umum. Pertanyaan tersebut dapat diikuti dengan serangkaian pertanyaan lagi yang membantu pembuat keputusan untuk mempertimbangkan semua alternatif.

Perangkat Lunak untuk Pengujian Kelayakan Pemecahan

Suatu pemecahan diuji kelayakannya dengan menganalisi dalam rangka lingkungan yang dipengaruhinya yakni: bidang masalah, organisasi keseluruhan, saingan dan masyarakat. Aanalisis dapat dikerjakan menurut penilai masing-masing penganalis dengan melihat  ukuran lingkungan.Hal ini memerlukan pencarian kembali data guna pembandingan.

Suatu ancangan lain adalah adalah menganalisiss pemecahan yang disarankan dengan penggunaan model dari lingkungan yang berbeda. Model ini pada umumnya akan melibatkan program komputer dan suatu pangkalan data. Model dasar dalam suatu SIM yang lengkap akan memepunyai sejumlah model yang demikian

3.Perangkat Lunak untuk Pemilihan

Dukungan perangkat lunak dari tahapan penelusuran dan desain membantu dalam penyajian alternatif yang pernah dinilai menurut ukuran kelayakan dan sebagainya. Tahapan selanjutnya adalah pemilihan yang memerlukan penerapan suatu prosedur penilaian dan pelaksannna alternatif yang sudah dipilih.

Perangkat lunak tidak bisa membuat pilihan karena pemilihan itu merupakan suatu kegiatan manusia. Namun demikian, perangkat linak dapat dipakai dalam menyususn alternatif dan sebaliknya menerapkan prosedur pemilihan keputusan sebagi dukungan pemilihannya sendiri. Misalnya, suatu keputusan untuk membeli suatu mesin dari berbagai alternatif pilihan dapat dibentuk oleh satu atau lebih kriteria sebagai berikut:

Tingkat penghasilan

Jumlah tahun untuk membayar kembali

Pengeluaran tunai minimal

Kesukaan pilihan pimpinan

Risiko yang minimal

Kriteria ini bisa diterapkan dengan penggunaan perangkat lunak keputusan. Pemilihan dibuat seorang pembuat keputusan dan dikomunikasikan pada mereka yang dapat melaksankan hasilnya. Model keputusan merupakan bagian model dasar untuk SIM nya.

Suatu pertimbangan penting dalam menilai alternatif adalah kepekaan memecahkan perubahan dalam asumsi dimana keputusan harus dibuat atau dalam kondisi yang diharapkan akan terjadi. Analisis kepekaan paling mudah dikerjakan kalau suatu model kuantitatif tersedia untuk manipulasinya.

Kesimpulan

Sebuah system informasi Manajemen, atau SIM adalah sebuah system informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisassi, juga memberI dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusannnya. sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat.

Dukungan SIM pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan proses pembuatan keputusan: penelususran, desain dan pemilihan. Dukungan SIM biasanya melibatkan pengolahan, file computer maupun non computer.

Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan terdiri dari suatu pangkalan data yang lengkap, suatu kemampuan pencarian kembali pangkalan data, perangkat lunak, statistic dan analitik, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model, model keputusan, serta bantuan keputusan

Ada juga  sistem pendukung  yang tersedia dan mampu melengkapi system informasi manajemen yang ada. antaranya adalah:

  1. 1. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)
  2. 2. Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-Support Systems (GDSS)
  3. 3. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-Support Systems (ESS)
  4. 4. Sistem Pakar/Expert System

Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan keputusan dengan sejumlah cara.

Referensi:

  • B. Davis. Gordon, “ kerangka Dasar SISTEM INFORMASI MANAJEMEN bagian 1 PNGANTAR”, seri manajemen No. 90-A, PT Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta, agustus 1991.
  • B. Davis Gordon, “kerangka dasar SISTEM INFORMASI MANAJEMEN bagian 11 srtuktur dan penegmbangannya”, seri manajemen No.90-B,PT Pustaka Binaan Pressindo, Jakarta,cetakan ketiga, 1988
  • http://32108057@student.ac.id
  • http://gunadarma.ac.id
About these ads

Aksi

Information

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s




Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: